Wenn Sie den Prozess der Erstellung und Pflege Ihrer technischen Texte verbessern möchten, ist die Verwendung von XML-Content-Management eine clevere Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen.
XML steht für Extensible Markup Language und ist eine Möglichkeit, die Erstellung und Verwaltung der technischen Texte Ihres Unternehmens zu optimieren. Indem es Benutzern ermöglicht, Verfahren einfach und schnell zu entwickeln und bestehende wiederzuverwenden, bietet es eine einfache Genehmigungs- und Arbeitsablaufmethode, die einen wesentlich effizienteren Freigabeprozess ermöglicht.
Es ist vielleicht alles schön und gut, Sie werden es mir sagen, aber mein Unternehmen oder meine Firma verfügt nicht über das technische Wissen, um dies umzusetzen. Was können wir tun?
Rufen Sie die Experten an
Ohne die Erfahrung und das Wissen, XML-Content-Management oder ein anderes ähnliches System zu verwenden, fällt es Organisationen und Einzelpersonen oft schwer, eines mit ausreichender Kompetenz zu implementieren, um ihnen bei ihrem technischen Redaktionsprozess wirklich zu helfen.
Hier ist es eine gute Idee, einen Experten auf diesem Gebiet hinzuzuziehen. Wenn Sie sich für ein Team entscheiden, das über umfassende Erfahrung in der Branche des strukturierten Schreibens verfügt, kann es Ihnen bei der Implementierung eines neuen XML-Systems helfen und gleichzeitig dabei helfen, Benutzer und Mitarbeiter darin zu schulen individuell erforderliche Niveaus.
Vorteile: Wiederverwendung von Inhalten
Die Verbesserung der Produktivität durch die Wiederverwendung früherer Inhalte ist einer der Hauptvorteile der Verwendung von XML-Content-Management, insbesondere beim Verfassen technischer Texte wie Richtlinien und Verfahren.
Durch die Erstellung einer einzigen Inhaltsquelle können Sie beispielsweise die Masterkopie Ihrer Richtlinien und Verfahren aktualisieren und diese wird in allen anderen Dokumenten und Dateien repliziert, die diese Informationen verwenden und anzeigen.
Ein weiteres Beispiel: Wenn sich eine Ihrer Unternehmensrichtlinien ändert, beispielsweise ein an Kunden gesendeter Haftungsausschluss, wird die Änderung im einzelnen Quelldokument automatisch in allen anderen Dokumenten aktualisiert, die diese Informationen enthalten.
Vorteile: Metadaten
Beim Erstellen von Richtlinien und Verfahren kann es für Benutzer äußerst zeitaufwändig sein, sich zurechtzufinden und die gesuchten Richtlinien und Verfahren zu finden. Insbesondere wenn Sie in einer großen Organisation tätig sind, ist das manuelle Durchsuchen von Hunderten von Dokumenten definitiv kein ideales Szenario.
Durch die Verwendung von Metadaten können Benutzer viel einfacher und effizienter suchen und so die richtigen Richtlinien und Verfahren in viel kürzerer Zeit finden.
Zusammenfassend
Viele Unternehmen und Organisationen stellen fest, dass, sobald sie verstanden haben, wie XML-Content-Management bei ihrer technischen Dokumentation helfen kann, dies einen großen Unterschied in der Effizienz und Rationalisierung ihres Content-Prozesses gemacht hat.
Die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen mit Erfahrung in diesem Bereich eröffnet Ihrem Unternehmen einen leicht zugänglichen Weg zum XML-Content-Management. Warum also nicht XML erkunden und erfahren, wie einfach es Ihnen bei Ihren Content-Management-Anforderungen helfen kann?
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