Im Rahmen der Erstellung des Gesamtumfangs des Projekts muss ein technischer Autor zunächst die Begründungsdokumentation vorlegen. Dieses Dokument, das auch als „Business Case“ betrachtet werden kann, legt die wesentlichen Gründe für die Umsetzung des Projekts dar. Hier finden Sie eine einfache Anleitung zum Erstellen einer Projektbegründung.
Geben Sie das Problem an
Unternehmen machen Projekte nicht zum Spaß; Sie führen sie durch, um ein oder mehrere spezifische Probleme zu lösen. Sie müssen das Problem zu Beginn Ihres Dokuments klar und präzise beschreiben, um anschließend die Lösung dieses Problems präsentieren zu können.
Wenn Sie beispielsweise planen, ein neues Personalmanagementsystem (HRMS) einzuführen, könnte Ihr Problem darin bestehen: „Das HR-Team verbringt derzeit fast 80 % seiner Zeit mit unproduktiven Verwaltungsaufgaben, was die Effektivität der Funktion deutlich verringert.“
Geben Sie die Lösung an
Es sollte eine einfache Aussage sein, um Ihr Projekt zu definieren. Dadurch kann Ihr Leser verstehen, was Sie anbieten.
„Wir beabsichtigen, ein automatisiertes HRMS-System zu implementieren, um den manuellen Verwaltungsaufwand zu halbieren.“
Geben Sie zusätzliche Informationen an
Das Problem und die Lösung werden Ihr Projekt gegenüber Stakeholdern und Entscheidungsträgern nicht rechtfertigen. Sie müssen daher das richtige Maß an Informationen bereitstellen, damit diese Ihre Empfehlung unterstützen können.
Beispiele für die Art von Informationen, die Sie verwenden sollten:
- Marktnachfrage – Nicht immer das stärkste Argument, aber wenn Sie nachweisen können, dass alle Ihre Konkurrenten ähnliche Systeme implementieren, deutet dies sicherlich darauf hin, dass dies in Ihrem Unternehmen eine Überlegung wert sein könnte.
- Geschäftsanforderungen – In diesem Beispiel ist der geschäftliche Bedarf klar, das HR-Team verbringt den Großteil seiner Arbeitszeit mit nicht spezialisierten Aufgaben und es kostet Geld.
- Kundenwünsche – Was wünschen sich Ihre Kunden? Denken Sie daran, sowohl interne als auch externe Kunden einzubeziehen.
- Technologischen Fortschritt – Was passiert in der Welt um Sie herum? Gibt es überzeugende Argumente für die IT- und Systementwicklung?
- Legal – Denken Sie an die vorrangige Verpflichtung gegenüber dem Gesetz. Wenn Sie nachweisen können, dass Ihr Projekt die Einhaltung dieser Anforderungen ermöglicht oder die Einhaltung dieser Anforderungen erleichtert, sind Ihre Argumente stärker vertreten.
Das Verfassen eines Business Case oder einer Projektbegründung ist ein wesentlicher Bestandteil des Scoping-Prozesses für ein größeres Projekt. Idealerweise sollten Sie dies zu einem frühen Zeitpunkt im Lebenszyklus Ihres Projekts schreiben, um die Finanzierung und Unterstützung sicherzustellen. Sie werden dann auch in der Lage sein, die Ziele Ihrer Aufgabe klar zu identifizieren, sodass die Teammitglieder eine klare Botschaft mit nach Hause nehmen können.
Source by Nick Kellingley
Technisches Schreiben – So schreiben Sie Projektbegründungsdokumente
Projektbegründungsdokumente sind ein wichtiger Bestandteil jedes technischen Projekts. Sie dienen dazu, den Zweck und die Ziele des Projekts zu definieren und die Grundlage für die weitere Planung und Umsetzung zu legen. Ein gut geschriebenes Projektbegründungsdokument ist daher entscheidend für den Erfolg eines Projekts.
Um ein Projektbegründungsdokument effektiv zu verfassen, sollten einige wichtige Schritte beachtet werden. Zunächst ist es wichtig, eine klare und präzise Formulierung der Projektziele und -ziele zu verwenden. Dies hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis für das Projekt haben.
Darüber hinaus sollte das Projektbegründungsdokument eine klare Beschreibung des Projekts enthalten, einschließlich des geplanten Umfangs, der Zeitplanung und der Ressourcen. Es ist auch wichtig, die Motivation für das Projekt aufzuzeigen und zu erklären, warum es durchgeführt werden muss und welchen Nutzen es für das Unternehmen oder die Organisation hat.
Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Verfassen eines Projektbegründungsdokuments ist die Nutzung einer klaren und strukturierten Sprache. Vermeiden Sie Fachjargon und komplexe Sätze, die das Verständnis erschweren könnten. Stattdessen sollten Sie einfache und präzise Formulierungen verwenden, die leicht nachvollziehbar sind.
Darüber hinaus ist es wichtig, das Projektbegründungsdokument sorgfältig zu strukturieren. Verwenden Sie Überschriften, Absätze und Aufzählungen, um den Text übersichtlich zu gestalten und die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Dies erleichtert es den Lesern, die Informationen schnell zu erfassen und zu verstehen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass technisches Schreiben in Bezug auf Projektbegründungsdokumente eine entscheidende Rolle spielt. Ein gut geschriebenes Projektbegründungsdokument bildet die Grundlage für den Erfolg eines Projekts und trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und eine klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicherzustellen. Durch die Beachtung der oben genannten Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihr nächstes Projektbegründungsdokument effektiv und überzeugend ist.
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