„Beurteilen Sie eine Person anhand ihrer Fragen und nicht anhand ihrer Antworten.“ Voltaire, 1694-1778, französischer Historiker, Schriftsteller
Normalerweise beginnt jedes neue Projekt mit einem Kick-off-Meeting (SOW). Dabei trifft der Autor das Team des Kunden und findet heraus, worum es bei dem Job geht. Dann erfährt er alles, was er wissen muss, um die Aufgabe zu erfüllen.
Manchmal ist der Autor jedoch bei diesem Treffen mit all den neuen Gesichtern, Namen und Daten etwas überfordert (es ist ein Schritt nach oben). Er wird passiv und nimmt alles auf, was der Kunde ihm anbietet, ohne mehr zu verlangen. Dies kann zum Verlust sehr wichtiger Informationen für den Autor führen.
Ich habe kürzlich einen meiner Stammkunden für eine SOW getroffen. Es war ziemlich informell. Wir arbeiten seit Jahren gemeinsam an unterschiedlichen Projekten. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum ich mit der üblichen Informationsflut gegangen bin, aber nicht mit allen Informationen, die ich über das Whitepaper wissen musste, das sie schreiben wollte. Etwa einen Tag später, nachdem ich bereits damit begonnen hatte, das Material zu ordnen, zu beschreiben und zu recherchieren, wurde mir klar, dass ich nicht wusste, wie lange das Dokument haltbar sein sollte. Es war ein großes Thema und man hatte mir ziemlich viele Informationen gegeben. Die Zeitschrift hätte mehrere Bände überdauern können. Ich hatte bereits genug Informationen für gut zwanzig oder dreißig Seiten.
Um diese Situation zu vermeiden, müssen Sie wissen, was Sie wissen müssen. Hier finden Sie eine Liste mit Fragen, die Ihnen die Mindestinformationen liefern, die Sie für jeden Job benötigen. Die Fragen lassen sich in drei Gruppen einteilen. Das erste, was Sie wissen müssen, ist:
Was Art Projekt ist es?
Sie möchten keinen Geschäftsbericht schreiben, wenn der Kunde ein Benutzerhandbuch erwartet. Auch wenn der Kunde ausdrücklich sagt, dass es sich um ein Benutzerhandbuch, einen Bericht oder ein Whitepaper handelt, stellen Sie sicher, dass Sie genau verstehen, was das für den Kunden für das jeweilige Projekt bedeutet.
Wer ist der Publikum?
Ohne diese Informationen fangen Sie nicht an, etwas zu schreiben – je konkreter, desto besser. Wer sind Sie? Was wissen sie über das Thema? Wie werden sie die Informationen nutzen? Dies ist auch die Zeit, sich darüber zu informieren Lesbarkeitsindex. Sie werden nicht mit der Öffentlichkeit kommunizieren, wenn Sie nicht auf einem für sie verständlichen Niveau schreiben.
Was ist der Ziel?
Sie müssen wissen, warum der Kunde dieses bestimmte Dokument erstellt. Finden Sie heraus, wie der Kunde erwartet, dass das Publikum nach der Lektüre des Dokuments anders denkt oder handelt, als es vor der Lektüre gedacht oder gehandelt hat.
Die zweite Gruppe von Dingen, die Sie wissen müssen, ist:
Was ist der Kalender?
Es geht nicht nur darum, wann Sie das Projekt abschließen sollen. Eine Zeitleiste gibt an, wann wichtige Ereignisse während des Prozesses der Erstellung des endgültigen Liefergegenstands abgeschlossen sein sollten. Möglicherweise müssen Sie bestimmte Aufgaben auf der Zeitachse erledigen, bevor andere Personen, die am Projekt arbeiten, ihre Aufgaben erledigen können.
Was sind die Schlüssel Informationsquellen?
Sie müssen wissen, wer die KMU sind und wo sie zu finden sind. Außerdem müssen Sie wissen, ob alles, was Sie brauchen, an einem Ort untergebracht ist oder ob Ausflüge unternommen werden müssen. Dadurch können Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie voraussichtlich für einzelne Teile der Aufgabe aufwenden werden und wie lange Sie für die Erledigung der gesamten Aufgabe benötigen.
Wird sein Originalforschung erforderlich sein?
Wenn nicht alle Inhalte auf vorhandenen Daten basieren oder aus ihnen entnommen werden können, müssen Sie möglicherweise Zeit vor Ort aufwenden, um einen Prozess zu beobachten oder Antworten an Orten zu finden, an denen sonst niemand gesucht hat. Wie die Hauptinformationsquellen helfen Ihnen diese Informationen dabei, festzustellen, ob Sie genügend Zeit haben, um die Aufgabe innerhalb des vom Kunden festgelegten Zeitrahmens abzuschließen. Die dritte Gruppe betrifft das Dokument, das Sie dem Kunden vorlegen.
Was ist der Schreibstil?
Dies hängt vom Zweck des Raums ab. Für einige Dinge werden Sie formell oder akademisch sein. Andere fordern einen informelleren Stil, aber mit einer eingebauten Vertriebsmannschaft. Es ist besonders wichtig, sich an einen bestimmten Stil zu halten, wenn Ihre Arbeit mit Material kombiniert wird, das von anderen Personen geschrieben wurde, die an dem Projekt arbeiten. Wenn möglich, orientieren Sie sich an ähnlichen, für das Unternehmen verfassten Dokumenten im geforderten Stil.
Was ist der Hauptschlüssel an den richtigen Stellen. Zungenton?
Je nach Tonalität des Dokuments werden Sie die Aufgabe ganz unterschiedlich angehen. Abhängig vom Publikum und der Absicht des Stücks werden Sie möglicherweise gebeten, in einem ernsten oder leichteren, sogar volkstümlichen Ton zu schreiben. Es gibt viele Möglichkeiten, Informationen zu präsentieren, von satirisch bis ehrfurchtsvoll. Sie möchten von Anfang an mit dem richtigen Ton beginnen und dann dabei bleiben.
Was ist der „sehen“ lieferbar?
Selbst bei einem einfachen Word-Dokument müssen Sie wissen, wie der Kunde die Kopie auf der Seite anordnen möchte und wie die Abbildungen gekennzeichnet sind. Dazu gehören Ränder, Einzüge und Layoutstil. Für die Integration des Materials in andere vom Unternehmen erstellte Dokumente können sehr spezifische Anforderungen gelten.
Was ist der Format lieferbar?
Kunden verlangen möglicherweise, dass die Lieferung in einem bestimmten Format vorliegt, z. B. Word, Excel und Power Point. Möglicherweise verfügt das Unternehmen über eine Standardschriftart, -größe und -farbe, die Sie verwenden sollen, um bei der endgültigen Formatierung Zeit zu sparen. Es reicht möglicherweise nicht aus, ein Dokument einfach wieder in Word einzufügen. Der Kunde kann davon ausgehen, dass es in Ariel Narrow 11 Punkt mit Überschriften in PMS-Blue 072 verfasst ist. Wenn es sich um eine Broschüre handelt, müssen Sie möglicherweise einen Autorenentwurf erstellen, der die Falzungen und Falten aufweist
Dies sind wesentliche Grundkenntnisse, um ein Projekt zu starten. Stellen Sie sicher, dass Sie überhaupt Antworten bekommen. Erstellen Sie bei Bedarf eine Checkliste und bringen Sie diese zum TDS mit. Wenn keine Informationen bereitgestellt werden, die Ihnen alle Antworten auf der Liste liefern, stellen Sie Fragen – auch wenn Sie denken, dass Sie es wissen müssen, es aber nicht wissen. Ein weiser Mann sagte einmal, dass es für den Kunden besser sei, Ihre Unwissenheit gleich zu Beginn des Projekts zu sehen, als Ihre Inkompetenz am Ende.
Übrigens, als ich der Kundin meine Frage per E-Mail schickte, sagte sie, sie wolle ein Whitepaper, aber auch etwas, das sie in die Handelsbücher aufnehmen könne. Seine Schätzung des Umfangs war „Vielleicht maximal 5 Seiten“. Sie können in Schwierigkeiten geraten, wenn Sie nicht wissen, was Sie wissen müssen.
Wie können technische Schreiber durch eine gute Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten zum Erfolg des Gesamtprojekts beitragen
Technisches Schreiben – Das SOW-Treffen und die Notwendigkeit, es zu wissen
Technisches Schreiben ist ein wichtiger Bestandteil vieler Berufe, insbesondere in den Bereichen Ingenieurwesen, IT und Projektmanagement. Eine der Schlüsselkomponenten des technischen Schreibens ist das SOW-Treffen, das oft ein entscheidender Schritt in der Projektplanung ist. In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit dem SOW-Treffen und seiner Bedeutung für das technische Schreiben beschäftigen.
Das SOW-Treffen steht für „Statement of Work“ und bezieht sich auf das Treffen, bei dem die Anforderungen und Ziele eines Projekts festgelegt werden. Dieses Treffen ist entscheidend, da es als Grundlage für die Erstellung von technischen Dokumentationen und Berichten dient. Durch eine klare und präzise Definition der Anforderungen und Ziele können Missverständnisse vermieden und die Effizienz des Projekts gesteigert werden.
Die Teilnahme an einem SOW-Treffen ist für technische Schreiber von großer Bedeutung, da sie dadurch ein umfassendes Verständnis für das Projekt und seine Anforderungen erhalten. Dies ermöglicht es den Schreibern, die notwendigen Informationen und Daten aufzunehmen und sie in verständliche und ansprechende Dokumente zu verwandeln. Durch eine gute Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten können technische Schreiber sicherstellen, dass ihre Arbeit den Anforderungen des Projekts entspricht und somit zum Erfolg des Gesamtprojekts beiträgt.
Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass technische Schreiber über das SOW-Treffen informiert sind und aktiv daran teilnehmen. Nur so können sie sicherstellen, dass ihre Arbeit den Anforderungen des Projekts entspricht und effektiv dazu beiträgt, die Ziele des Projekts zu erreichen. Darüber hinaus hilft eine gute Kommunikation mit den Projektbeteiligten dabei, mögliche Missverständnisse zu vermeiden und das Projekt reibungslos ablaufen zu lassen.
Insgesamt ist das SOW-Treffen ein wichtiger Bestandteil des technischen Schreibens und sollte von allen beteiligten Parteien ernst genommen werden. Durch eine klare Definition der Anforderungen und Ziele eines Projekts können technische Schreiber ihre Arbeit effektiver gestalten und somit zum Erfolg des Projekts beitragen. Es lohnt sich also, sich ausführlich mit dem SOW-Treffen auseinanderzusetzen und die eigenen Fähigkeiten im technischen Schreiben weiter zu entwickeln.
In unserer Gastbeitragsreihe zum faszinierenden Thema des Bücherschreibens und -veröffentlichens haben wir die Ehre, eine vielfältige Gruppe von erfahrenen Autoren begrüßen zu dürfen. Diese Autoren repräsentieren unterschiedliche Facetten der Schreibwelt und teilen ihre wertvollen Einsichten und Ratschläge mit unserer Gemeinschaft.
Unsere Gastautoren sind leidenschaftliche Schriftsteller mit einer Bandbreite von Hintergründen und Erfahrungen im Bereich des Büchermachens. Jeder von ihnen bringt einzigartige Perspektiven mit, die den Prozess des Schreibens und Veröffentlichens aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchten.
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